Från fysiska event till virtuella workshops: 5 tips som skapar engagemang på distans

Coronaviruset har tagit många företag och organisationer på sängen. När fysiska möten inte längre är en möjlighet, vänder alla plötsligt blickarna mot det digitala. För vissa är online-möten och virtuella event kanske fortfarande lite av en plan B, men faktum är att du med rätt verktyg både kan informera, inspirera och engagera på ett sätt som gynnar alla. Här tittar vi närmare på komponenterna som hjälper dig att omvandla ditt erbjudande.

Event och workshops kräver inte bara ett gediget förarbete av dig som kursledare, utan även planering och engagemang av deltagaren. Folk har köpt biljetter, bokat resor, avsatt tid och sett fram emot en inspirerande upplevelse. Besvikelsen blir därför ofta stor när du tvingas ställa in eller avboka. Att då enkelt kunna ändra den fysiska platsen till en digital utan att kompromissa med varken innehåll eller känsla, sparar både arbetstid och pengar samt gör alla nöjda och glada. Det är dessutom så mycket enklare än du kanske tror, speciellt om du redan förberett innehållet och kan anpassa det digitalt. Visste du förresten att nya studier pekar på att en majoritet föredrar ett virtuellt event framför ett fysiskt? Det har aldrig funnits ett bättre tillfälle att pröva det påståendet i praktiken. 

Fördelar med digital omställning

Virtuella workshops, konferenser och event är inte bara en räddare i nöden under kristider, utan har precis som sina fysiska motsvarigheter många unika fördelar. Här är några av dem:

1. Det är billigt
   Lokalhyra, kost och logi, administration och transport – även om eventet bara är i skala mindre kan kostnaderna dra iväg rejält. Dessa minimeras när du istället håller i eventet digitalt. Det enda du betalar för är själva verktyget, marknadsföringen och eventuella gästföreläsare.
   
   
2. Det är klimatsmart
   Varje år sker hundratals miljoner resor till och från möten och event världen över. Att få fram hur mycket det motsvarar i farliga utsläpp eller tid som kunde ha använts mer effektivt är i princip omöjligt. Men när det gäller virtuella event är siffran i princip noll.
   
   
3. Det är pålitligt
   Ett fysiskt event kan lätt ställas in på grund av oförutsedda händelser, likt Corona. Att ett digitalt event ställs in är däremot väldigt ovanligt. Med rätt verktyg kan du dessutom vara säker på att teknologin inte blir ett hinder, utan tvärtom öppnar upp för en mängd möjligheter.
   
   
4. Det är skalbart
   Där det traditionella, fysiska eventet alltid är begränsat till en given tid och plats, är den virtuella samlingsplatsen mer flexibel. Om du vill genomföra en viktig presentation eller hålla i en stor kickoff, gör det digitala alternativet att du kan bjuda in fler deltagare till en lägre kostnad. En större publik ökar medvetenheten om ditt företag och mycket pekar på att deltagare har lättare för att kommunicera med varandra på ett digitalt forum än i ett traditionellt mötesrum. Det är också betydligt lättare att justera och anpassa innehållet i ett digitalt event, ända fram till att det sätter igång. Och bara det faktum att du kan samla människor från hela världen utan att de ens behöver lämna soffan, är egentligen skäl nog att satsa på det digitala.
   
   
   
5. Det är matnyttigt
   Att försöka få en samlad bild av intrycken, tankarna och engagemanget från ett fysiskt event är en utmaning värd namnet. Digitalt får du istället informationen serverad på ett fat. Rätt verktyg kan förse dig med viktig statistik som du kan använda för att förbättra dina framtida presentationer och event och därmed stärka ditt varumärke.
   
   
   
6. Det är smittfritt
   Datorer kan visserligen också få virus, men spridningsrisken till människor är inte speciellt stor (läs icke-existerande). Medarbetarnas hälsa är för många företag högsta prioritet och ett virtuellt möte garanterar att ingen blir sjuk. Tjusningen är att ett riktigt bra digitalt möte eller event ändå skapar illusionen av att alla befinner sig på plats i ett och samma rum. Microsofts årliga konferens för utvecklare, Build, är ett ypperligt exempel. Det är ett stort event där företaget vanligtvis presenterar de senaste uppdateringarna för Windows. I år tar de själva teknologin till hjälp och arrangerar hela konferensen digitalt istället. Oavsett storleken på din verksamhet, är det alltså fullt möjligt att ställa om snabbt och effektivt.
   
   

Så får du ditt virtuella event att flyga

Event, konferenser och workshops mår bäst av ett rikt och engagerande innehåll. Att föda deltagarna med viktig information är en sak, men det är ju vad de gör med den som är det viktiga. Den fysiska världens stora fördel är att interaktionen mellan människor kommer naturligt. Att vara där på plats, gemensamt i ett rum, skapar lätt det engagemang som krävs för att nå framgång. Det finns dock inget som säger att du inte kan få till exakt samma känsla digitalt. Här följer fem tips för att skapa engagemang på distans:

Fokusera på det sociala

Ett event eller en workshop är ingenting du genomför på egen hand. Hela poängen är att sammanstråla med andra för att tillsammans skapa nya möjligheter. Det absolut viktigaste du kan ta med dig in i det digitala landskapet, är det personliga elementet. Se till att det verktyg du väljer ger stora sociala möjligheter.

Jobba i realtid

Live får eventet att leva. Förinspelat material kan självklart vara en viktig komponent i sammanhanget, men oavsett om du håller i en kurs eller gör en hel digital kickoff, är ”här och nu” en nyckelfaktor för att skapa engagemang. Det kan handla om något så enkelt som att ha en frågestund direkt efter din föreläsning, där deltagarna får möjlighet att diskutera och komma med förslag. Precis som ”på riktigt”, alltså. 

Informera genom att interagera

Att hamra in ändlös information skapar allt annat än den rätta wow-känslan. Det mänskliga och personliga elementet förstärks om du ”kollar av” med deltagarna under resans gång. Om eventet bara känns som en enda lång monolog, tröttnar dina lyssnare snabbt – förmodligen ännu snabbare än på ett fysiskt event då distansen gör det lättare att tappa fokus och börja göra annat istället. Sätt därför krydda på den digitala upplevelsen med spännande dialog som lyfter kursinnehållet ytterligare.

Variera verktygen

Ett givande digitalt event kräver att du använder en varierad uppsättning verktyg. Välj ett program som har alltifrån zoom till video och learning experience. Variera verktygen och mejsla fram en unik upplevelse där varje del är lika viktig och spännande som nästa. Med Learnifiers unika verktyg skräddarsyr du enkelt digitala event, webinars, workshops, kickoffs och konferenser.

Blända visuellt

Den som deltar i en workshop eller medverkar på ett event förväntar sig aha-upplevelser. Om innehållet inte tillför något, finns risken att folk droppar av längs vägen. När det gäller digitala möten är det viktigt att ge ett extra bra första intryck för att hålla deltagarna engagerade. Lägg med fördel tid på det visuella och se till att introduktionen du gör känns snygg och genomarbetad. Kom ihåg att allt det material du använder under ditt virtuella event kan återanvändas och fortsätta skapa värde för ditt företag.

En virusepidemi är så klart svår att förutse, men att helt stänga ner verksamheten och invänta bättre tider är ingen hållbar väg att gå. Virtuella event och möten erbjuder mer än en tillfällig lösning för att hålla verksamheten flytande – det är nu du har möjlighet något att se till att det blir en del av ditt företags DNA.