Så här automatiserar du din digitala onboarding och gör den tidseffektiv och samtidigt personlig

Avtalen är signade och äntligen är förhandlingarna avslutade. Du kan koppla av lite. I alla fall om du är rekryterande chef, men förmodligen inte om du jobbar inom HR. Tiden mellan rekryteringsarbetet och första arbetsdagen är ofta några månader lång. Under denna period är det många företag som låter HR sköta preboarding av nyanställa genom att både personligen kommunicera med dem och skicka förberedande information. Detta arbete tar mycket tid och engagemang och kan definitivt effektiviseras. Genom att digitalisera interaktionen och automatisera vissa delar utav den kan du minska arbetsbelastningen drastiskt. Det låter rätt toppen va? Enligt HRDive är pre- och onboarding som allra effektivast när den är personlig. Så hur kan vi använda vår digitala plattform på ett tidseffektivt sätt (genom automatisering) utan att förlora den personliga touchen?

VÄLJ UT DET GENERISKA

Frågan är: hur nyttjar vi det digitala verktyget på ett sätt som gör det både praktiskt och personligt? Först och främst, börja med att identifiera vilka delar av pre- och onboarding som gör sig bäst automatiskt. Fråga dig själv: Vilka delar av våra processer är generiska och är viktiga för alla nynaställda? Kanske finns det innehåll som informerar om värderingar eller kontaktinformation till viktiga personer inom organisationen? Du kanske har förberett en del i programmet som alla nyanställda ska ta del av? Denna typ av information är generisk och ser inte till särskilda behov hos bara enskilda individer. Detsamma gäller scheman, kontorsinfo eller annan typ av mer ”opersonlig” men nödvändig information.

ADDERA DET PERSONLIGA

Nu när vi har bestämt vad som är generisk och kan automatiseras, behöver vi ta en titt på hur vi kan göra det lite mer personligt, även om det sker digitalt.

Tilltala med namn

Ett enkelt sätt att individualisera din digitala interaktion med dina kollegor är att göra automatiska mail mer personliga genom att lägga till mottagarens namn. Du kan också göra det ännu spexigare och höja användarupplevelsen ytterligare genom att skapa en personlig landningssida som välkomnar den nyanställde. Kombinera detta med ett positivt hälsningsmeddelande och mottagaren kommer definitivt att känna sig välkommen och motiverad till att fortsätta använda den digitala plattformen.

INKORPORERA EN UTVECKLINGSPLAN

Troligtvis är det mycket information som den nyanställde kommer ta del av via din digitala plattform. Detta kan antingen bli lite överväldigande och kanske till och med avskräckande, eller tvärtom; spännande och ett ypperligt tillfälle att utforska vidare. Hur säkerställer vi att användaren upplever det senare och inte det förstnämnda? Jo, ge dem friheten att sätta upp sin egna utvecklingsplan! Genom att addera en funktion som låter användarna göra en egen prioriteringslista över hur de kommer ta in den tillgängliga informationen, kan den nyanställde skapa en personlig plan för sitt lärande och även tracka sin individuella utveckling.

Skapa utrymme för det sociala och att skapa ihop

Många digitala plattformar, Learnifier inkluderat, låter användarna interagera med deras kollegor genom verktyget. Även under preboarding-perioden kan nya medarbetare chatta med andra nyanställda, ”gamla” medarbetare eller chefer. Detta gör det både lättare och trevligare IRL samt motiverar till samarbete, skapande och gemensam brainstorming och bollande innan de ens har kommit till arbetsplatsen. Vi rekommenderar HR eller den rekryterande chefen (kanske tom båda) att schemalägga regelbundna digitala ”check-ins” med de nyanställda (genom att använda vår nya chatfunktion), eftersom att detta säkerställer att den nya medarbetaren känner sig sedd och uppmärksammad – på ett tidseffektivt sätt!

De senaste åren har frågan ändrats från ”ska vi automatisera?” till ”vad ska vi automatisera?” I dagens samhälle där information är a och o, och vi konstant lär oss nya saker, blir automatisering i någon form ett måste för att kunna pre- och onboarda nya medarbetare på ett framgångsrikt sätt. Det är i princip omöjligt att regelbundet och framgångsrikt interagera med nya medarbetare manuellt.

Genom att följa de tips vi skrivit om ovan kan du minimera din arbetsbelastning genom automatisering utan att kompromissa på den personliga kontakten med dina medarbetare. Istället för att drunkna i todo’s som är lätta att automatisera, lägg din energi på som inte går att automatisera och digitalisera i en relation. Inte bara kommer detta utveckla och stärka ditt arbetsgivarvarumärke, det kommer också skapa en hälsosam arbetsmiljö med motiverade och positiva anställda.