Visste du att en fjärdedel av alla nyanställda säger upp sig från sin nya arbetsplats inom 45 dagar? Många gånger handlar det om förväntningar som inte infriats. Preboarding – att introducera jobbet och presentera företaget redan innan första arbetsdagen – är en process som bevisligen gynnar både den anställde och företaget på sikt. Men bara om det används på rätt sätt. Här tittar vi närmare på vad som skapar den där riktiga wow-känslan och banar väg för ett lukrativt samarbete.
Ladda ner vår guide om onboarding
Vill ni locka till er topptalanger som börjar leverera på nolltid och dessutom väljer att stanna kvar i företaget? Ni är tyvärr inte ensamma om det. För att attrahera de toppskiktet är ett gediget förarbete idag ett måste. Enligt färska rapporter från konsultfirman BCG är preboarding och onboarding, näst efter själva rekryteringen, den viktigaste delen av modern HR. Det är ingen slump att ledande aktörer som Google, Facebook och IBM har växlat upp rejält på området, då en lyckad preboarding visat sig ha både ekonomiskt värde och positiv inverkan på varumärket i stort.
Vad är egentligen preboarding?
Enkelt förklarat är preboarding ett mer lättsamt förstadie till onboarding. Preboardingen brukar påbörjas direkt efter kontraktsskrivningen och skapar en naturlig ingång till uppdraget och arbetsplatsen i stort.
Varför är preboarding så viktigt?
Allt fler företag har insett värdet av en helhjärtad onboarding. Förutom att digital preboarding skapar trygghet och förtroende hos den anställde, ger det ofta ringar på vattnet. Den som precis fått ett nytt jobb är med största sannolikhet exalterad och vill gärna berätta om uppdraget och arbetsplatsen för vänner och bekanta. Ju mer information och kunskap de har om er verksamhet, desto större är chansen att andra talanger också blir intresserade. Kort summerat, är få investeringar lika goda som ett gott första intryck.
”Syftet är att skapa en känsla av tillhörighet och engagemang inför anställningen”
Här följer 15 säkra tips som gör er onboarding-process till en framgångssaga:
1. Preppa för att peppa
Inget lugnar jobbnerverna så effektivt som koll på läget. För många är det viktigt att känna sig uppdaterade samma sekund de sätter sin fot på kontoret, så det är aldrig för tidigt att berätta mer ingående om era tjänster, produkter och vad som händer på företaget. Sätt ihop en introduktion som ligger i den anställdes inbox redan fem minuter efter kontraktsskrivningen – detta är ett utskick som garanterat kommer att läsas! Det finns så klart tusen saker att gå igenom, men tänk kvalitet framför kvantitet och satsa på en intresseväckande, rolig och spännande summering. Det sista ni vill är att skicka över ett jättedokument med information som skrämmer bort er nya superstjärna.
2. Var roliga men relevanta
Innehållet i er digitala preboarding är begränsat och processen pågår endast under en kortare period. Välj därför noga ut den allra viktigaste informationen om företaget och tjänsten, för att sedan sätta en individanpassad prägel på innehållet utifrån vem ni talar till. Preboarding kallas ibland för ”rolig onboarding”, då syftet främst är att skapa en känsla av tillhörighet och engagemang inför anställningen. Men kom ihåg att roliga saker också kan vara informativa och relevanta.
”Se preboardingen som ett tillfälle att bekräfta den positiva känsla den anställde fick under rekryteringsprocessen”
3. Hälsa med stil
Nya ansikten, förvirring kring rutiner och inte minst prestationsångest – första dagen på jobbet brukar innebära skräckblandad förtjusning för den anställde. Det mesta sker liksom i ett vakuum och inte mycket blir gjort under första tiden. Hela poängen med preboarding är att istället få allt att kännas bekant, bekvämt och självklart redan från start. En personlig videohälsning är ett enkelt sätt att kicka igång onboarding-processen. Det vanliga är att företagets VD skickar en hälsning, men varför inte filma hela teamet och berätta lite om er själva? Kanske har ni redan hunnit snoka reda på den anställdes personliga intressen? Passa på att gratulera till jobbet med en flaska champagne, en spaupplevelse eller ett par musikalbiljetter. Säg hej med stil och bryt isen innan ni ens träffats.
4. Lyft fram det unika
Under preboardingen kan ni verkligen blotta själen i ert företag – gärna på ett underhållande sätt. Oavsett hur ni väljer att presentera er, bör ni ta fasta på alla de saker som gör dagarna hos just er speciella. Här kan ni även visa på vilket sätt den anställde kan bidra med sin expertis och vilken skillnad arbetet kommer att innebära för företaget framåt. Ett effektivt sätt att både presentera vilka ni är och skapa engagemang. Dessutom tackar vissa kandidater ja till ett jobb när de är exalterade i stunden, för att sedan börja fundera på om de verkligen fattat rätt beslut. Kanske sitter de bra där de sitter? Tänk om den nya chefen inte är lika bra som den nuvarande? Se preboardingen som ett tillfälle att bekräfta den positiva känsla den anställde fick under rekryteringsprocessen.
5. Håll det pappersfritt och smärtfritt
Personuppgifter, företagspolicys, sekretessavtal och bankinformation – inför jobbstarten finns det mängder av nödvändiga men kanske mindre roliga måsten att gå igenom. Ingen gillar att mötas av en massa tunga dokument som ska granskas, skrivas under manuellt, scannas och skickas in. En smärtfri och enkel administrativ process ger däremot ett stort plus i kanten. Håll pappersarbetet digitalt, enkelt och personligt och låt den anställde fokusera helt på sin egen roll framåt. Se också över vilka delar av er verksamhet som är helt generiska och automatisera dessa i största möjliga mån. Exempel på vad som kan göras för att underlätta? Sätt upp den anställdes emailkonton direkt. Allt ”tråkigt” kan och bör bockas av redan innan första arbetsdagen.
6. Gör en snabb intervju
Under en rekryteringsprocess är de flesta jobbsökande måna om att inte uttrycka något negativt om företaget eller visa sig på styva linan. Men faktum är att lite ärlig feedback är något alla tjänar på i slutändan. En onlineintervju – kanske i form av ett frågeformulär – är ett tacksamt inslag i preboarding-processen, då den anställde får ytterligare möjlighet att uttrycka åsikter, funderingar och förväntningar inför jobbet. Bifoga gärna exempel på vanliga frågor som tidigare nyanställda haft, då det brukar ha en avdramatiserande effekt. Svaren kan hjälpa er att skräddarsy den anställdes roll och öka förutsättningarna för ett väl utfört jobb.
”Bryt isen innan ni ens träffats”
7. Uppmuntra till aktivitet
Videohälsningar i all ära, men inget överträffar det fysiska mötet. Alla som får ett nytt jobb undrar så klart hur kollegorna är, vad de gör på fritiden och hur de fungerar som grupp. För att skapa engagemang från dag ett kan ni exempelvis föreslå lunchmöten mellan den anställde och teammedlemmarna eller bjuda in till företagsevent, gruppträningar och fester, så att tiden mellan kontraktsskrivningen och jobbstarten inte bara blir en enda lång väntan. Aktiviteter skapar samhörighet och teamkänsla, medan total radiotystnad kan få den mest självsäkre att ifrågasätta sitt beslut. Att umgås mer lättsamt är även ett utmärkt sätt för den anställde att känna företaget på pulsen – vilket förhoppningsvis stärker dennes engagemang ytterligare!
8. Välj ut en kompis och en mentor
Det är viktigt att den anställde känner att preboardingen är en morot, snarare än ett måste, då jobbet de facto inte börjat än. Hur ni än lägger upp processen, bör den anställde ha en mentor som finns tillgänglig om det uppstår frågor längs vägen. Parallellt med detta brukar en första jobbkompis vara väldigt uppskattat, någon som kan företaget utan och innan och gärna delar med sig av sina erfarenheter och tips. Varför inte välja en lämplig medarbetare ur den anställdes blivande team, då de ändå kommer att sitta tillsammans framöver?
9. Lev upp till era löften
Den anställde har valt att jobba hos er lika mycket som ni valt att ge denne ett jobb. Ansvaret för att det ska fungera är i allra högsta grad ömsesidigt. Vänta därför inte med att infria era löften utan visa upp vilken bra arbetsplats ni är redan under preboardingen. Har ni transparens och tydlighet som värdeord? Det har väldigt många andra företag också. Sätt upp en chatt i ert digitala verktyg, uppmuntra till kommunikation och visa den anställde att ni menar allvar. Lojalitetsbanden kommer garanterat att stärkas om ni sänder rätt signaler redan från början. Ett annat sätt att skapa trovärdighet är att be om direkt feedback på rekryteringsprocessen.
10. Erbjud ”The Grand Tour”
Kanske har den anställde redan sett kontoret under rekryteringsprocessen, men ett hett tips är att erbjuda ett eller flera längre besök redan under preboardingen. Få saker verkar så avväpnande inför arbetsstarten som att lära känna den fysiska platsen. Om ni dessutom har förberett den anställdes kontor eller arbetsplats och kanske adderat en personlig twist, lämnar ni lite att önska. Varför inte schemalägga besöket digitalt till tiden precis innan första arbetsdagen?
11. Gör den stora dagen större
Sätt er själva i den anställdes situation inför arbetsstarten. Alla detaljer som är helt självklara för er kan lika gärna vara ett stort frågetecken för en ny medarbetare. Hur ser det ut mer parkeringsmöjligheter? Hur checkar man in? Har företaget någon dress code som kan vara värd att påminna om? Visa att ni bryr er om de små sakerna och förse den anställde med en digital plan för den första tiden på kontoret. Ju tydligare guidelines och ju bättre assistans, desto snabbare kan ni börja er gemensamma resa framåt.
12. Var extra noggranna med internationella rekryteringar
Talang finns över hela jordklotet. Och för den som kommer utifrån landets gränser är onboarding-processen kanske ännu viktigare än för någon som ”bara” byter jobb på hemmaplan. Många gånger innebär en ny tjänst flytt med kort varsel, vilket för med sig en hel del utmaningar utöver de som redan kommer med att sätta sig in i uppdraget. Har ni ett speciellt program för de som flyttar hit? Involvera det i er digitala process och se till att övergången blir så smidig som möjligt.
13. Låt den anställde styra skutan
Onboarding handlar om mer än att få den anställde att känna sig hemma och välkommen på företaget. Det finns mängder av viktiga saker att sätta sig in i och många gånger är detta en ren förutsättning för att den anställde ska kunna axla rollen till fullo. Här är det viktigt att onboardingen inte börjar kännas avskräckande och ett smart sätt att undgå detta är att låta den anställde själv bestämma prioritetsordningen. ”Frihet under ansvar” är företagsvärldens kanske mest nötta uttryck, men det finns ju en anledning till att det är så populärt.
14. Använd data för att bli mer personliga
Många av dessa tips handlar om att fokusera på det personliga bemötandet och att hålla kommunikationen levande efter att kontraktet är påskrivet. Men faktum är att ren data också är en förutsättning för att optimera er onboarding. Genom att kontinuerligt (men inte för ofta) låta den anställde utvärdera onboardingen under sitt första år på jobbet, kan ni få fram matnyttig information om vilka delar som fungerat bra och mindre bra. Detta underlag kommer att hjälpa er finjustera processen och särskilja er från konkurrensen ytterligare.
15. Spetsa er onboarding med off-boarding
Ingen vill se en duktig medarbetare söka sig vidare, men sanningen är ju att väldigt få människor stannar kvar på en och samma arbetsplats livet ut. De som slutar redan ett år efter att anställningen påbörjats gör det ofta för att kontakten och uppföljningen brutits eller försämrats. En bra och välstrukturerad onboarding förhindrar ofta detta. Studier har visat att företag som dessutom kompletterar sin onboarding med off-boarding för de som säger upp sig, kan lyckas återanställa upp till 15 % av de som slutat. Ett avslutande tips för den som tänker långsiktigt.
Manuell onboarding saknar effektiviteten hos en digital och automatiserad process, där ni enkelt kan skräddarsy och förbättra innehållet över tid. Hur ser er policy för onboarding ut i dagsläget?