3 steg för att få med dig dina kollegor på onboarding-tåget

Här är 3 steg som gör ditt jobb lättare:

• 1. Förklara varför ditt onboarding-program är fördelaktigt för den nyanställde

Först och främst, anledningen till att du ens vill implementera ett effektivt onboarding-program är för att du vill göra det enklare för den nyanställde. Tänk tillbaka på tiden du själv var nyanställd och få dina kollegor att själva minnas den processen när de började på arbetsplatsen. De hade säkerligen velat ha support då. Förklara för organisationen hur ni tillsammans kan hjälpa den nya kollegan att snabbare komma in i teamet. Förtydliga vilka behov en nyanställd har och nyttan med onboarding och involvera medarbetare att dela sina erfarenheter för att kunna feedbacka och utveckla ditt onboarding-program.

Till exempel, när du börjar på en ny arbetsplats kommer din nya kollega att behöva tre saker; kunskap, nätverk och feedback. Hon eller han kommer behöva kunskap om organisationsstrukturen, men också om hens egna roll och funktion. Enligt denna artikel i  Harvard Business Review är kunskap om företagets kultur bland det viktigaste för en nynaställd att sätta sig in i, men det som chefen oftast har svårast att förmedla. Den nya medarbetaren behöver också relationer som gör att hen vågar fråga om hjälp, ta risker och kunna samarbeta tryggt i teamet. Och för det tredje, behöver en ny medarbetare regelbunden feedback. Det är svårt att utvärdera sitt arbete utan feedback från en utomstående. Feedback förtydligar också riktning och vilka mål som finns.

För att få gehör i resten av organisationen, kommunicera dessa tre behov och var tydlig med hur dessa kommer att tillfredsställas med hjälp av ditt onboarding-program. Det kommer göra dina medarbetare mer inspirerade att samarbete!

2. Förklara varför ditt onboarding-program är fördelaktigt för dina kollegor

Så, nu har du etablerat ett genomtänkt onboarding-program med en tydlig agenda. Nu är nästa steg att presentera detta för dina kollegor på ett sätt så att de känner att de “tjänar” på det. Som tur är ger att effektivt onboarding-program en massa positiva effekter! En framgångsrik plan för onboarding kommer göra att era nya medarbetare snabbare kommer in i sina arbetsuppgifter och fortare får en förståelse för era produkter eller tjänster. Att en nyanställd tidigt förstår sina arbetsuppgifter resulterar det i att denne enklare kommer in i resten av organisationen och kulturen och därmed snabbare får ett starkt internt nätverk. Det ökar produktiviteten och även samarbetet i teamet som i slutändan faktiskt gör det roligare att jobba.

3. Förklara varför ditt onboarding-program är fördelaktigt för den rekryterande chefen

Vi har alla hört chefer som jämrar sig över att chefskapet tar för mycket tid. Men det absolut viktigaste för en chef är att säkerställa att deras medarbetare har förutsättningarna för att kunna göra sitt dagliga arbete. Att skapa ett onboarding-program kommer ta tid till en början. Ny processer och tillvägagångssätt ska implementeras men när detta väl är gjort har du en mall som går att använda igen och igen. Så att onboarda framtida medarbetare kommer definitivt vara en mycket smidigare process som kommer bespara dig både tid och pengar. Tänk bara på hur många timmar chefen kan lägga på själva ledarskapet istället för planering och administration. Dessutom är ett onboarding-program, som inkluderar andra medarbetare från andra avdelningar, väldigt underlättande för chefer som då “slipper” vara den enda att få den nya up-and-running. Att gå från rookie till stjärna kommer nu gå ännu snabbare!

Håll det enkelt och delegera!

Nu har du skapat ett effektivt onboarding-program och har framgångsrikt fått med dig dina kollegor på tåget. Då återstår en sak: Vem gör vad? Även om resten av organisationen är positiva gällande detta, kan de vara skeptiska mot att faktiskt vara med och bidra själva. Vad ligger på chefens bord? Vad ska HR ansvara för? Vad ska de övriga medarbetarna göra? Förtydliga detta och kommunicera det väl till resten av organisationen. Det händer att onboarding-program ser fantastiska ut i teorin men misslyckas i praktiken just för att resten av organisationen har fått för lite information och inte helt och hållet har comittat till deras medverkan.

Och sist men inte minst, säkerställ att den nyanställde har koll på vem hen ska kontakta och när. Nya medarbetare bör alltid veta vem man ska fråga när osäkerhet uppstår. Ett framgångsrikt onboarding-program är tydligt och enkelt och informerar samtliga intressenter om vem som ansvarar för vad.