work-intro Learnifier
 / 

5 onboardingmisstag att undvika – och vad du kan göra istället

Första intrycket är viktigt. Det vet vi alla. Ändå är det många företag som kämpar med att skapa en friktionsfri onboardingprocess som konverterar glada nyanställda till produktiva medarbetare. Om du är ute efter att skapa eller göra om ditt företags onboardingprogram följer här några vanliga misstag – och än viktigare – hur du undviker dem.

 

1. Inte tillräckligt förberedd inför första dagen


Den nya medarbetarens upplevelse är superviktig. Du vill ju bibehålla peppen som uppstår vid kontraktskrivningen. Då krävs det att ha alla praktikaliteter på plats och en tydlig plan för vad den nyanställde ska göra under sin första dag. Säkerställ att skrivbordet, inloggningsuppgifter, telefoner och datorer finns redan dag 1. Skicka en påminnelse till rekryterande chef dagen innan. Skicka ett mail till den nyanställde i förväg och informera om hur första dagen kommer att se ut. Det kommer få hen att känna sig extra välkommen och lugn då hen förstår vad som förväntas. Få det att kännas mer som en meet-n-greet än en diskussion kring formella policies. Och var tydlig med att berätta vad som behövs för att lyckas i rollen. Slutligen, säkerställ att första dagen avslutas med uppskattning och en tydlig bild om hur resten av veckan kommer att se ut.

 

2. Glömt att preboarda (att använda tiden från kontraktsskrivning till första arbetsdagen)


Alldeles för ofta lägger HR onödigt mycket tid på pappersarbete under den anställdes första dagar. Ingen anställd ska behöva börja med att sitta och fylla i formulär. Som rekryterande chef vill du fokusera mindre på att introducera den nyanställde i verktyg och rutiner, och istället ägna tiden åt själva prestationen. Enligt Global Recruiting kommer anställda som går igenom en strukturerad onboardingprocess att uppnå full produktivitet 34 % snabbare än de som inte får någon alls. 83 % av högpresterade företag startar onboardingen innan den anställde ens har börjat. Moderna onboardingverktyg låter nyanställda få tillgång till deras eget digitala dashboard innan de väl sitter vid sitt nya skrivbord. I ett onboardingverktyg kan de också ladda upp egen dokumentation och personliga uppgifter när de själva vill och även läsa företagspolicies, titta på utbildningsvideos och få tillgång till teaminfo och checklistor. Det här kommer göra att de behåller peppen fram till startdatumet och kan fokusera på viktiga möten, face-to-face coaching och annan träning när de väl är på plats.

 

3. Inga tydliga mål eller förväntningar


En viktig del av onboardingen är att tydliggöra den anställdes mål, förklara företagets övergripande mål och hur arbetet ser ut för att nå dem. Alltför ofta slutar folk under provperioden på grund av otydliga förväntningar som leder till att de blir omotiverade. Faktum är att en Gallup-undersökning menar på att tydliga förväntningar är det mest fundamentala elementet vid en ny anställning. Endast runt 50 % av de anställda i denna studie menar att de vet vad som förväntas av dem. Om du tar en närmare titt på Millennials är 72 % av de som får hjälp av chefer med prestationsmål mer engagerade. Det du behöver är regelbundna utvärderingar och one-to-one’s med mentorer eller chefer. Detta bör ske under de första tre månaderna. Här bör ni diskutera den anställdes träning, öka lärandet i verktyg och processer samt låta den nye lära känna teamet bättre. Verktyg som Learnifier tillåter organisationen att designa och introducera flöden med uppgifter och aktiviteter med en specifik deadline. Detta gör också att du kan undvika för mycket information under första veckan. Både HR och chefer kan sedan följa den anställdes process och bibehålla engagemanget genom hela onboardingperioden.

 

4. Undervärdera medarbetarengagemang


Anställda bör man se på som kunder, så det är väldigt viktigt att hålla dem nöjda och engagerade. En Deloitte-rapport rekommenderar att chefer jobbar tillsammans med de nyanställda för att skapa en utvecklingsplan som leder till snabba resultat. Den rekommenderar också användandet av mentorer eller buddy-program för att hjälpa nyanställda att snabbare lära känna nya kollegor och förstå företagskulturen. Du bör erbjuda nyanställda en 90-dagarsplan och regelbundet checka in för att se hur de har det, om de känner sig välkomna och som en del av teamet. Du bör integrera mer video-content i din onboarding, speciellt i en stor organisation med flera olika kontor. På så vis kommer de att känna sig mer bekväma och välkomnade även om ni inte ses IRL. Att använda medarbetarenkäter eller one-to-one’s för att både få och ge feedback på hur onboardingen går, är också väldigt värdefullt.

 

5. Misslyckas med att automatisera och skapa mer tid för personlig onboarding


Rekrytering är kostsamt. Misslyckade rekryteringar i synnerhet, eftersom tid och resurser lagts ned i onödan. Enligt Bersin/Deloitte är genomsnittskostnaden per nyanställd 4000 dollar eller mer. Att attrahera rätt talanger och få dem ombord är en sak, men att skapa en framgångsrik onboardingprocess är en annan. Eftersom du strävar efter båda, vill du säkerställa att den är effektiv OCH effektfull. Pre- och onboarding bör vara problemfri för den nyanställde och samtidigt tidseffektiv för HR och den rekryterande chefen. Dagens arbetsmarknad blir alltmer mobil och de anställdas arbetscykel allt kortare. Denna trend kommer enbart att intensifiera, om inte fördubbla, HR:s krav på onboarding. Trenden innebär fler nyanställda, mer admininistration och ökad risk för minskad produktivitet under upplärningsperioder. Alltför ofta lägger både HR och den rekryterande chefen för mycket tid på pappersarbete kring onboarding under och efter den första arbetsdagen. Istället bör du digitalisera detta och lägga det innan första arbetsdagen (preboardingperioden). Du kan automatisera distributionen av videos, dokument, e-mails, mikroträning, påminnelsemail, etc. Du kan även automatisera admintiden och kostnaderna genom att återanvända innehåll och schemalägga vissa delar av programmet. I ett modernt HR/utbildningsverktyg kan du dessutom implementera triggers som påminner den nyanställde eller chefen att göra vissa saker en viss tid. På detta sätt frigör du tid för one-to-one-möten och andra värdefulla aktiviteter kopplade till prestation. Med det sagt behöver du inte automatisera allt. Människor älskar människor. Automatisering bör ses som en möjlighet att få mer interaktion och mer kvalitativa konversationer som sedan leder till produktivitet.

 

Rebecca Cannerfelt
Rebecca Cannerfelt

RELATERADE INLÄGG