Q&A från Learnifiers webinar med Ekerö Kommun

Vårt webinar Så jobbar Ekerö kommun med digital kunskapsdelning och kompetensutveckling den 19 januari hade över 350 deltagare och vi fick många frågor från tittarna. Här kommer alla frågor och svar samlade på en och samma plats! Vissa frågor har besvarats av Ekerö kommuns digitaliseringsstrateg, Katarina Helander Burvall samt deras HR-assistent, Anneli Kulhanek. Och andra rörande tekniska möjligheter i lärplattformen de använder har besvarats av oss på Learnifier. 

Hur ser processen ut för att räkna ut vad som ska "bli en kurs" och vad som av olika skäl inte ska omvandlas till kurs? Till exempel era 5 minuters kurser. Hur ser processen ut för att räkna ut vad som behövs?

Katarina och Anneli:
Egentligen kan kursutvecklingen drivas från två håll, dels från ägare och förvaltningsteamet och dels utifrån enheters/verksamheters behov. Verksamheterna jobbar med verksamhetsplanering och där kommer en del upp. På central nivå utgår vi från att vi bygger kurser som alla ska kunna gå.
Vårt förvaltningsteam är nytt, men idéerna samlas in, diskuteras och prioriteras i teamet.
Hittills har vi inte behövt prioritera bort något, men vi utgår från principen: "Är det ett stort behov?" "Berör det många målgrupper?" och "Är det tillräckligt Ekerö-specifikt? Dvs vi gör inte kurser i system där systemleverantören redan erbjuder det. Vi vill fokusera på utbilda i våra arbetssätt och processer.

Hur säkerställer ni att alla tar del av de obligatoriska kurserna?

Katarina och Anneli:
Vi har inte jättemånga obligatoriska kurser, främst för att vi tycker att det ska vara roligt att lära sig nya saker, men för de vi har (t ex introduktionskurserna och fallutbildning), så har vi slagit på automatiska påminnelser på kurserna. Sedan följer kursledaren upp kurserna och påminner medarbetaren och uppmärksammar chefen. Med nya chefsvyn i Learnifier som vi fått igång nu kommer också chefen själv kunna kolla om medarbetaren gått kurserna.

Ungefär hur lång tid tar det att genomföra del 1-3 av er introduktion?

Katarina och Anneli:
3x30 min, så 1,5 timme, med möjlighet att ta paus under kursens gång. 

Skickar ni detta paket i förväg innan dag 1?

Katarina och Anneli:
Som det fungerar idag får medarbetaren tillgång till kursen när hen har fått en Ekerö-mejladress. I dagsläget ges den när anställningen registreras i HR-systemet. Vi kommer att göra ett större tjänstedesignsprojekt i år kring Börja/sluta-processen och hoppas då kunna tidigarelägga utdelningen av e-postadress. Vi kommer också digitalisera anställningsprocessen med digitala anställningskontrakt, det kommer att snabba på processen.

Rent praktiskt går det att bjuda in medarbetare till kurserna med privata mejladresser i lärportalen, men vi tror inte att vi skulle få till ett tillförlitligt flöde. Så chefen som anställer bjuder in den nya medarbetaren innan den går kursen. Det går också att ha en helt öppen onboarding-kurs.

Hur ser ni i systemet vilka som bjuds in till dessa bussturer ni ordnar i slutet av varje onboarding? Alltså vilka som har gått klart alla tre kurserna? Använder ni en automatisering eller är det något ni analyserar på annat sätt. Kan föreställa mig att det kan bli väldigt mycket jobb att hålla koll manuellt.

Katarina och Anneli:
Vi gör en uppskattning och tar fram de som i stort fullföljt och fått inbjudan till webbkurserna.
För att säkra att alla som vill delta kan komma med på den guidade bussturen bjuder vi in alla nya medarbetare med månadsanställning och de får sedan anmäla sig för att delta. Bussturerna har vi på våren och hösten och vill därför inte att någon nyanställd ska behöva vänta för länge.

Är det ni själva som filmar och talar i kurserna?

Katarina och Anneli:
Ja, det är det, våra medarbetare och chefer pratar och syns i filmerna. Vi skriver i regel filmmanus själva för mer avancerade filmer och anlitar extern filmare. Ett annat och mer enkelt sätt att skapa filmer är att använda Powerpoint, där kan man prata till varje bild (presentatören kan synas i bild också) och sedan exportera i filmformat som vi lägger in i lärportalen. Mycket enkelt och smidigt.

Kan man skicka ut påminnelse till medarbetare (att det går automatiskt)
"Glöm inte göra introduktion del 1, du behöver göra den inom 1 vecka" och så vidare?

Anneli och Katarina:
Ja, det kan man, det har vi på Ekerö slagit på för alla våra kurser, det går ut 4 påminnelser för varje kurs.
Learnifier:
Det går jättebra att jobba med automations i Learnifier. Här kan du läsa vår artikel om hur det fungerar.

Är detta nano Learning?

Katarina och Anneli:
Det vi visade var en större webbkurs, men vi har också byggt små korta utbildningar på t ex 5 minuter. I lärportalen finns inga begränsningar kring att skapa nano-kurser. Vi har kursmallar som gör det enkelt att välja format och sedan börja bygga kursen.
Linnéa Sjögren (deltagare):
Nano Learning är mycket kortare än detta. Detta är en hel kurs.
Men alla delar skulle kanske kunna vara nano-Learning om de gick ut enskilt. Dvs du kan bygga en kurs i Learnifier som tar 1-3 min i taget och som skickas ut med jämna mellanrum.
Läs mer om nano-learning här.

Kan man ställa in automatisk nano eller måste man manuellt skicka respektive 3-min lektion i nano?

Katarina och Anneli:
Vi har kopplat till HR-systemet och kan då exempelvis bjuda in hela personalgrupper till en specifik kort-kurs direkt därifrån.

Hur följs det upp vilka medarbetare som göra dessa utbildningar?

Katarina och Anneli:
Det gör kursledaren som ansvarar för kursens genomförande. Vi har ett tillitsbaserat förhållningssätt så vi tänker att det är upp till varje medarbetare att själva slutföra sina kurser, eget ansvar. Vi har slagit på automatiska funktioner för påminnelser och är det riktigt viktigt att hen går kursen, påminner även kursledaren. Med nya Learnifier-chefsvyn vi slagit på nu kommer även chefen att kunna följa upp vilka kurser medarbetaren går.

Bygger ni kurserna själva helt eller är det möjligt att exempelvis ladda upp färdiga Scorm filer i Learnifier?

Katarina och Anneli:
Det är fullt möjligt. Vi har köpt flera kurser i SCORM-format och gjort en kursmall för det så att vi enkelt kan få in kursen och kursstatistik i lärportalen.

Knappen "Markera som ej klar" i Learnifier har jag aldrig sett, är det något ni själva bett om att få implementera? Vad är poängen med den?

Learnifier:
Med "Markera som klar" i slutet av varje aktivitet skapar man möjlighet att deltagaren själv kan bekräfta sin läroresa, att de tagit till sig kunskap. Kan exempelvis vara bra att använda när aktiviteten består av text/bild eller en praktiskt uppgift.

Hur tänker ni kring att introduktionsutbildningen är digital och att man som nyanställd inte träffar andra nyanställda fysiskt?

Katarina och Anneli:
I vårt introduktionspaket ingår en fysisk träff med andra och en busstur i kommunen.
Men vi tänker att det viktigaste är att man snabbt kommer igång i sitt nya jobb och får ett välkomnande möte. När vi tidigare hade helt lärarledd introduktion kunde det gå ett halvår ibland innan medarbetaren fick komma på kurs, så det här nya upplägget är mycket bättre alternativ (webbkurser + fysisk träff). Du får snabbt veta vad du behöver för att komma igång + att vi ändå senare träffas fysiskt och har trevligt tillsammans. Detta gäller den centrala introduktionen. Introduktion på den egna arbetsplatsen ansvarar enheten för och där träffas nya kollegor mycket tidigare.

Undrar vem som ansvarar för att uppdatera kurserna så det är aktuella?

Katarina och Anneli:
Det gör kursutvecklaren. Sedan kan förvaltningsteamet naturligtvis påminna och stötta.

Hur många anställda har ni?

Katarina och Anneli:
Vi har ca 1700 anställda. Sen har vi även kurser för politiker som inte ingår i tjänstemannaorganisationen.

Hur gör ni med filmerna om någon medarbetare som är med i filmen slutar?

Katarina och Anneli:
Vi tänker att medarbetarna i huvudsak är representation för en roll/funktion/värdering så det är inte jätteviktigt, men om kommundirektören eller HR-chefen slutar så behöver vi naturligtvis göra en ny film.

Nyfiken på vilken statistik ni drar ut via rapporter i Learnifier och vilka rapporter som går via integrationer med till exempel ert HR-system.

Katarina och Anneli:
Till de kurser där vi lagt in kursutvärdering kan vi dra ut statistik där och få veta vad deltagarna tycker om en specifik kurs. Det går också att se statistik i Learnifier för hur många deltagare en kurs har, hur många som genomfört eller är på gång med en kurs.

Hur ser era resurser ut kring löpande kursbygge och samordning? Hur många är det som jobbar med att ta fram kurser?

Katarina och Anneli:
Vi har ett förvaltningsteam med 5 personer, där ingår vår systemförvaltare Anneli. Sedan har vi kursbyggare och kursledare utspridda i organisationen, uppskattningsvis kanske ett 20-tal. Här kommer vi under året att utbilda fler kursbyggare.

Produceras utbildningarna i ett författarverktyg som finns i Learnifier?

Katarina och Anneli:
Ja, allt kursbyggande sker i lärportalen förutom filmer. Det är väldigt enkelt hur man gör. Det finns också ett inkluderat filmverktyg, men vi tycker att t ex Powerpoint och skärminspelning via datorn fungerar smidigare för oss.

Supernyfiken på era akademier, vad finns där?

Katarina och Anneli:
Vi har tre akademier i samarbete med andra kommuner. Det är chefen som anmäler medarbetare till en akademi och varje akademi pågår under ca 1 år.

Medarbetarakademin är ett utvecklingsprogram för medarbetare i Ekerö kommun. Utbildningen genomförs i samarbete med Järfälla, Sollentuna och Upplands-Bro kommunerna.
Arbetsledarakademin är en utbildning som riktar sig till de som har ett arbetsledaransvar, men inte en chefsroll i kommunen. Utbildningen genomförs i samarbete med Järfälla kommun.
Ledarskapsakademin är kommunens ledarförberedande utbildning. Genomförs i samarbete med Nacka, Järfälla, Sollentuna, Täby, Haninge och Vaxholm.

Vad innehåller era utvärderingar mer än hur medarbetarna upplevde innehållet? Hur följer ni upp att kurserna ger den effekt som ni vill ha?

Katarina och Anneli:
Kursutvärderingen vi använder är enkel för att vi vill få in svar. Deltagarna ska inte behöva lägga tid på flera frågor efter en kurs. Men det finns också möjlighet att kontakta kursinstruktören direkt för att både ställa frågor och/eller skicka meddelanden. Många gånger når också resultat till oss på annat sätt, exempelvis via chef som meddelar att de har nöjda deltagare.
Vi har dessa frågor:

Vad tycker du om kursen?

• Mycket bra
• Bra
• Mindre bra
• Dålig
• Kan inte svara
  
  

Kommer du att ha nytta av det du lärt dig?

• Ja, absolut
• Delvis
• Tveksamt
• Nej, inte alls
• Kan inte svara
  
  

Finns det något du vill ändra/lägga till i kursen? Finns det något annat du tycker?
Skriv ditt svar nedan (frivilligt, fritextruta)

Är alla utbildningarna byggda direkt i Learnifier eller har ni också SCORM packet uppladdade?

Katarina och Anneli:
Vi har kurser både byggda i kursbyggarverktyget i lärportalen och importerade SCORM-kurser som vi köpt in och importerat.

Hur har ni resonerat kring vilken information som ska finnas på intranät respektive i Learnifier?

Katarina och Anneli:
Det är föremål för ständig utveckling. Men, vi tänker i huvudsak att kurser och utbildningar ska finnas i lärportalen och medarbetarstöd, manualer och guider på intranätet. Metoder utbildar vi i via lärportalen men har också metodstöd med mallar beskrivet på intranätet.

Kan ni hålla webinarier/seminarier via detta verktyg?

Katarina och Anneli:
Vi kan lägga in kursmomentet i lärportalen och där lägga upp en teams-länk till webinariet. Själva webinariet genomför vi i Teams.

Hur avgör ni vilket innehåll ni paketerar i kursmaterialen och vilket "motsvarande innehåll" ni lägger på intranätssidor (t ex om incidentrapportering)?

Anneli och Katarina:
Är det en ren manual till ett verktyg lägger vi det inte i kursportalen, manualer finns ju ofta i systemen att ta del av. Incidentrapportering kursen är lite både och - en beskrivande text som talar om hur, när och varför du ska rapportera för att ge kunskap kring arbetsmiljö, men där finns också bilder som beskriver praktiskt i verktyget hur det går till.

Kommer ni att integrera detta mot WinLAS kompetensmodul för att dokumentera vad varje medarbetare gjort och inte gjort i utbildningsväg? Bygger ni era kompetensprofiler i Winlas?

Katarina och Anneli:
Bra fråga, det har vi inte funderat på ännu.

Är det mesta digitaliserat runt kursadministration? Tänker på lokaler, fika, lunch när det är sådan typ av utbildning. Dvs har ni kunnat skära ner på personalkostnader för den typen av uppgifter?

Katarina och Anneli:
Eftersom vi utvecklat den digitala kunskapen och i vissa kurser också sett att det kan finnas en fördel att ha kursen via t.ex. Teams så har lokalkostnad m.m. minskat. Men vi har fortfarande kurser där det finns ett värde av att träffas fysiskt. Akademierna är ett exempel på det där vi nätverkar både inom kommunen och med andra kommuner vilket skulle vara svårt att genomföra utan att träffas.

Är Learnifier riggat på nåt speciellt sätt för att kunna lira med HR-system och data som finns där?

Katarina och Anneli:
Vi importerar information om våra medarbetare och chefer till lärportalen.

Learnifier:
Learnifier har ett brett utvecklat API för att kunna fungera sömnlöst men flera olika system, exempelvis HR-system, kompetenssystem, betalningssystem m.m.

Har ni kurser om att skapa kurser eller "lär ni upp" mer som support?

Katarina och Anneli:
Ja, det har vi, varje kursbyggare får en digital kurs, sedan följer vi upp.

Utgick ni från en befintlig kurskatalog i Learnifier?

Katarina och Anneli:
Nej, vi har anpassat kurskatalogen från våra behov.

Microsoft 365 kurserna, de länkar ni väl bara till? Ni skapar inte dessa själva?

Katarina och Anneli:
I början gjorde vi egna Microsoft 365-kurser (under pandemin), då fanns inte så bra kursmaterial från Microsoft. Numera länkar vi till Microsofts material men utbildar i "vårt sätt att arbeta med" apparna,
t ex var vi lagrar vad, hur Ekerö ska använda apparna så att alla får ett likartat arbetssätt (våra Microsoft 365 spelregler) och så vidare.

Ligger alla utbildningarna på samma ställe eller finns det olika portaler för varje förvaltning?

Katarina och Anneli:
Vi har en gemensam kursportal och sedan finns portalingångar för varje förvaltning där förvaltningsspecifikt kursmaterial finns. Oavsett var kursen ligger fysiskt så syns alla kurser medarbetaren ska ha tillgång till under "mina kurser".

Registreras det i något system vilka kurser en medarbetare har gått?

Katarina och Anneli:
Det registreras i Learnifier, vi kan titta per kurs, per medarbetare och per enhet vilka kurser som är genomgångna. Vi kan ta ut rapporter i t ex excel-format också.

Vad har varit de största utmaningarna med er utvecklingsresa och hur har ni hanterat dem?

Katarina och Anneli:
Pandemin gjorde att vi drev arbetet som ett projekt och fick sätta igång ganska snabbt med att producera kurser. Att organisera förvaltning och få en bra struktur fick därför komma i efterhand.
Vi tycker att det har tagit mycket tid att sätta organisation, resurser och struktur för förvaltning då det här arbetssättet inte fanns på Ekerö tidigare. Det var först för något halvår sedan vi fick ordning på förvaltningsorganisationen och en tydlig struktur för arbetet. En annan utmaning är vår lärandekultur. Vi har gjort mycket men behöver jobba mycket mer med medarbetarna och chefers förhållningssätt till kompetensutveckling, att man får tid till att lära sig nya saker, att det kan bli schemalagt i arbetet även om man går en digital kurs osv.

Hur är det med tillgänglighet, uppläst text, annat språk osv. Har ni textade filmer?

Katarina och Anneli:
Vi jobbar med klarspråk i våra mer kvalitativa kurser. Kurser för mindre målgrupper har vi lägre ambitionsnivå kring. Vi har testat filmer med både ljud, bild, speaker och text, men har landat i att våra interna målgrupper i huvudsak tycker att bild/video med speakerröst är det bästa, sedan brukar vi förklara vad filmen handlar om i text bredvid filmen. Externt använder vi oss av Storykit för textning av filmer och publicering på Youtube, LinkedIn och Facebook. Vi har inga interna kurser på andra språk, utan bara svenska, men lärportalen klarar av andra språk. Allt är således möjligt utifrån egen ambitionsnivå och målgruppens behov.

Hur fungerar det med GDPR samt lagring?

Learnifier:
Vi arbetar ständigt med att vara den säkraste plattformen ute på marknaden och är kompatibla med GDPR och Schrems II. Som kund ansvarar man själv för hur länge man vill spara persondata i sitt konto. Det finns exempelvis funktioner som möjliggör att informera deltagarna och få ett accept från deltagarna att spara personuppgifter.

Vilket HR system är det ni integrerar till?

Katarina och Anneli:
eCompanion från Tieto

Tog ni in extern hjälp för att bygga in automation eller har ni gjort det själva?

Anneli och Katarina:
Vi har använt de färdiga funktioner för automation som finns i Learnifier. Det finns en massa olika möjligheter men tar lite tid att lära sig hur man gör och vad som blir bäst för kursdeltagarna.
Vi använder ett par olika automationer, som t ex kursstart (mejl går ut med kursinbjudan), kurspåminnelse (mejl går ut med kurspåminnelse) och kursavslut (mejl går ut med info om att kursen är klar och "grattis, du kan hämta diplom". För integrationer har vi tagit hjälp av Learnifier samt konsulter från Atea. Lösningsarkitekten på IT-enheten har varit med och styrt upp integrationerna.

Vore  intresserad att förstå om hur man kan ta betalt för kurser I portalen (även om inte relevant för Ekerö kommun)

Learnifier:
Många kunder med betalningsbehov har integrerat sin hemsida/betalningstjänst med Learnifier. På så sätt kan deltagaren genomföra ett köp på hemsidan och sedan automatiskt hamna i rätt utbildning och få inbjudan på mailen med detsamma. Helt utan någon manuell handpåläggning!

Hur tänker ni kring vilket format ni ska använda till kurserna? Dvs film, text, bilder?

Katarina och Anneli:
Vi har gjort kursmallar som underlättar det pedagogiska tänket och strukturen.
Vi tänker i huvudsak att “less is more” och skriver korta texter samt använder bilder för att förstärka texten eller för att visualisera/förklara något. Video använder vi för att förklara mer komplexa saker, men också för att skapa engagemang och variation. Ibland använder vi oss av quiz och kunskapstest för att summera innehåll och få deltagaren att reflektera kring sin kunskapsinhämtning, eller för att det helt enkelt ska bli roligare att gå kursen.

Skulle vara kul att se hur ni riktar er till tex måltidspersonalen i kommunen. Och hur ni kopplar på den pedagogiska utvecklingen!

Katarina och Anneli:
Vi har inget specifikt för måltidspersonalen ännu, men Barn- och utbildningsförvaltningen är intresserade av att komma igång kring sitt material. Nu har de mycket som videos i Stream och som Powerpoints som de funderar på att skapa kurser kring. De genomför också mycket teamsmöten/webinarier och lärarledda kurser.

Learnifier är en lättanvänd lärplattform där du enkelt och effektivt kan dela kunskap samt skapa och administrera kurser, utbildningar och träningsprogram. Idag jobbar vi med ca 320 företag och organisationer som primärt använder oss för onboarding och kompetensutveckling av sina medarbetare. Nyfiken på att veta mer om vårt verktyg?

Frågor? Du kan även kontakta oss direkt

sales@learnifier.com

+46722525776