E-maila nyanställda innan första arbetsdagen?! 3 felaktiga antaganden kring detta som du förmodligen gör!

Efter en intensiv förhandlingsperiod har du äntligen hittat den kandidat du letat efter. Avtalen är signade och första arbetsdagen är spikad. Många nyanställda börjar oftast arbeta 2-3 månader efter kontraktsskrivning. Under denna period kan frågor, funderingar och nya idéer uppstå. Säkerligen har du förberedande information som du vill dela med den nyanställde innan hon eller han börjar. Trots detta är det många arbetsgivare som tvekar på, och kanske till och med vägrar, kontakta deras nyanställda via mail innan de officiellt börjat på företaget. Här är 3 vanliga ursäkter!

1. ”HR kan faktiskt inte komma i kontakt med den nyanställde för de har ingen jobb-mejl än och det går ju inte att kontakta dem på deras privata mail!”

Den här ursäkten har vi alla hört förut. Många arbetsgivare oroar sig över att uppfattas som oprofessionella om de kontaktar de nya medarbetarna på deras personliga mail. Och i de flesta fallen får de nya medarbetarna inte tillgång till deras nya jobb-mail förrän de kommer till kontoret första dagen. Tyvärr upplever många nyanställda då total radiotystnad under den tiden från kontraktskrivning till första arbetsdagen. Detta är verkligen att missa ett ypperligt tillfälle! Du kanske tycker att det känns oschysst att ”störa” den nyanställda som inte ens hunnit börja ännu. Men det är oftast motsatsen, den nyanställde upplever det många gånger som väldigt trevligt att man redan innan start öppnar upp för en dialog mellan arbetsgivare och medarbetare. En dialog som båda drar nytta av. Detta stärker arbetsgivarvarumärket och visar att du som arbetsgivare är öppen för en avslappnad och kommunikativ relation framöver.

2. ”Faktiskt så är det så att jag inte vill störa den nyanställde, hen har ju inte ens börjat jobba än”

Det finns en uppfattning om att nya medarbetare känner att de blir störda om de blir kontaktade av deras nya kollegor innan de har startat jobbet. Arbetsgivare är rädda att uppfattas som påstridiga när det snarare uppskattas av den nyanställde som sakta känner sig inslussad i sitt arbete. Tänk dig själv att börja på ett nytt jobb. Inte bara möts du första dagen av en massa nya uppgifter. Du kommer även också mötas av en rad nya ansikten, rutiner och oskrivna regler du inte har en aning om. Genom att ha en kommunikationskanal innan detta kan den nyanställde få all denna värdefulla information på förhand, samt bli introducerad till teamet och kollegor. Kom ihåg att den nya medarbetaren säkerligen själv har en massa frågor och idéer och när du sträcker ut hand är det kanske precis det hen har väntat på.

3. ”Att mejla dem innan dag 1 kan ge dem känslig information om ditt företag”

Sanningen är att du fortfarande har total kontroll över den information du vill dela. Du kan själv välja om du vill dela känslig information om processer, mål och vägar framåt, för att förbereda dem på vad som komma skall. Eller så kan du välja att bara dela generell information såsom värderingar, rutiner och regler. Dessutom, glöm inte att det är en dialog som kan användas av båda parterna.

När vi nu har avslöjat och slopat de främsta anledningarna till att arbetsgivare inte vill ta kontakt med nyanställda innan första arbetsdagen, kommer ni bara nå framgång om ni sätter igång ett preboardingarbete. Med detta sagt vill vi påminna om att mejl bara är en kommunikationskanal. Själva innehållet för preboarding och onboarding, oavsett om det är video, dokument, quiz etc, bör finnas tillgängligt på en plattform där man enkelt kan få tillgång till informationen, tracka och följa upp.

Läs mer:

Checklistan för Preboarding: Hur du peppar, engagerar och förbereder dina nyanställda innan dag 1