Så certifierar och tränar Hector Rail sina medarbetare digitalt

Hector Rail är Skandinaviens största privatiserade järnvägsföretag och erbjuder miljövänliga transporttjänster av tunga industriprodukter, råvaror och intermodal frakt såväl som transport av passagerare i Skandinavien och Europa. För att garantera hög säkerhet i att köra lok, vagnar och gods i de olika infrastruktursystemen är det extremt viktigt med en välfungerande utbildningsverksamhet.

Hur gick de tillväga för att utbilda och certifiera sina medarbetare i en komplex, föränderlig och internationell verklighet? Vi frågade Hector Rails utbildningsutvecklare, Mathilda Hektor.

Berätta om dig själv Mathilda! Vad är din roll och vad innebär den?

– Jag heter Mathilda Hektor och är teamledare och strategisk utbildningsutvecklare här på Hector Rail. Jag har arbetat här i snart tre år och började som utbildningskoordinator och teamleader för 15 instruktörer inom utbildningsorganisationen. Idag jobbar jag framför allt med att skapa en effektiv, hållbar och kvalitetssäkrad utbildningsplanering med fokus på våra olika lok och vagnar samt infrastrukturen.

Vi hade otrolig tur med tajming för vår satsning på e-learning. Vi startade ca en månad före pandemin bröt ut. Idag har vi över 70 olika kurser i vår utbildningsportal.

Vad spännande! Hur kom du in i denna bransch?
Lekte du med tåg som liten eller hur hamnade du just här? :) 

– Haha. Nej, men det blev gradvis ett ökat intresse i min utbildningsresa. Jag jobbade tidigare som tågvärd i ca sex år och studerade samtidigt på universitet och sedan yrkeshögskola med fokus på hållbarhet och logistik. Bland annat en tvåårig utbildning på Stockholms Internationella Handelshögskola i Malmö som speditör/logistiker med miljöprofil. Vi läste kurser som logistik, miljö- och transporträtt, tullhantering, transportekonomi, projektledning, mm.

Jag gick även en intensivutbildning som arbetsledare (drift och underhåll/järnväg) på Academy via Academic Work. Så jobbet på Hector Rail var en superspännande möjlighet som passade mig.

Vad är det roligaste med ditt jobb?

– Att bidra till vår strategiska utveckling, identifiera svagheter och vara en problemlösare. I en komplex organisation är det viktigt att vi planerar långsiktigt och implementerar verktyg för att uppnå effektivitet och lönsamhet. Learnifier är ett av verktygen som blivit en stor del av vår utvecklingsresa i kompetensförsörjning. Ett roligt verktyg att jobba med!

Hector Rail är en väldigt plan organisation vilket jag verkligen uppskattar. Oavsett om du är VD eller lokförare kan du bidra med idéer. Jag har ett verkligt privilegium med fria tyglar att forma en utbildningsavdelning och är omgiven av kompetenta och engagerade instruktörer som brinner för detta. Tillsammans strävar vi efter en utbildningsverksamhet med hög kvalitet som skapar en god säkerhetskultur ute på järnvägen.

Vad kan vara utmanande?

– Det kan vara en utmaning att skapa engagerande kurser på distans. Vår produktion bedrivs av tre praktiska yrkeskategorier (lokförare, växlare och tågvärdar). E-learning-baserad utbildning passar inte alla individer och här måste vi fånga upp deltagarnas intresse och servera olika visuella inlärningsmetoder.

En annan utmaning är att vi utbildar i Sverige, Danmark, Norge och Tyskland, vilket innebär att vi måste anpassa kurserna till de olika språken. Vi behöver skapa och uppdatera flera kurser varje gång vi redigerar eller skapar nytt innehåll. Genom att ta del av utvärderingar har vi blivit bättre på att bemöta deltagarnas önskemål och kvalitetssäkra våra utbildningar.

Den sista stora utmaningen är att mäta våra utbildningar i olika KPI-index. Hur vet du att en utbildning är framgångsrik och att medarbetarna verkligen fått de kunskaper de behöver? Utbildningsverksamheten på järnväg är komplex med många olika kurser och individuella läroresor. Du blir lite gråhårig ibland men det är det värt i en spännande bransch! :)

Vilka är det ni behöver förmedla kunskap till i er organisation?

– Främsta kategorin är lokförare följt av växlare och tågvärdar. Men vi har även tagit steget att involvera den kontorsbaserade personalen. Learnifier erbjuder oss en möjlighet att kommunicera ut kunskap och information till hela personalstyrkan. Vi jobbar ständigt med att förbättra vår e-learning och bemöta organisationens behov.

Det har varit så bra att ha ett verktyg som alla kunnat använda. Lättjobbat och roligt! Jag brukar förvarna de som skapar kurser att tiden flyger iväg. :)

Hur många är ni?

– Vi är ca 350 medarbetare inom organisationen, varav 100 är kontorsbaserade och 250 lokförare.

Inom utbildningsverksamheten är vi 17 personer. Det är jag och min kollega Magnus som jobbar administrativt medan resterande delen är instruktörer.

Hur genomfördes dessa utbildningar före er stora satsning på e-learning?

– Mestadels i klassrum, med lite e-learning på sidan i en annan plattform. Det var på många sätt omständligt och ineffektivt, med högar av manuella prov och utvärderingar som hamnade i skrivbordslådor. Idag arbetar vi mer som ett team med utbildningar och statistik kring provresultat och utvärderingar.

Vi hade otrolig tur med tajming för vår satsning på e-learning. Vi startade ca en månad före pandemin bröt ut. Idag har vi över 70 olika kurser i vår utbildningsportal. Vi har exempelvis 15 olika loktyper som kräver en grundutbildning, en repetitionsutbildning och en kompletterande utbildning för lokets extra funktioner såsom radiosystem. 

Hur jobbar ni med e-learning rent konkret?

– Vi skapar, testar, utvärderar, redigerar, godkänner och lanserar våra utbildningar via Learnifiers plattform. Alla medarbetare får en gemensam onboarding och ett kurspaket baserat på yrkesrollen. I onboardingen får även den nya medarbetaren informationsbaserade kurser kring exempelvis vår ISO-certifiering, code of conduct och vårt hållbarhetsarbete.

För oss som har utbildningar som är obligatoriska och där medarbetare ska certifieras är det väldigt viktigt att vi kunnat säkerställa att medarbetarna tillgodogjort sig kunskaperna.

Vi har många olika målgruppsanpassade utbildningar. Majoriteten för lokförare, följt av växlare och tågvärdar. Det finns exempelvis utbildningar för lok och olika vagnar som du måste gå för att vara behörig i trafiken. Vår verksamhet styrs av alltifrån interna regelverk till EU-direktiv. Här är det ytterst viktigt att vi har en fungerande utbildningsverksamhet som ger oss en hög säkerhet i att köra lok, vagnar och gods i de olika infrastruktursystemen. 

För oss har det varit fantastiskt att integrera Learnifier – där vi gör, delar och administrerar utbildningarna – med element av Virtual Reality. Där har vi jobbat med AR/VR-plattformen tillsammans med Vobling. Till skillnad från vanlig e-learning har du kunnat gå in i loken för att verkligen uppleva hur allting ser ut i verkligheten med hjälp av så kallad 360-fotografering. Här slipper vi till viss del ta dyra lok ur produktion för att stå stilla under utbildning. Istället använder vi oss av den digitala kopian. Vi har även 360-fotograferingar på olika bangårdar som förbereder föraren på hur ett nytt ställe ser ut med signaler, spårnummer och längden på olika spår. 

Då olika grupper behöver många olika typer av kunskap handlar det om att designa läroresor som ibland kan bli rätt komplicerade. För oss som arbetar med obligatoriska utbildningar där medarbetare ska certifieras har det varit väldigt viktigt att kunna säkerställa att de tillgodogjort sig kunskaperna. I slutet av varje kurs har vi ett quiz som de endast kan göra en gång och måste ha minst 75 % rätt på. Detta har varit bra och lett till att medarbetarna tagit kurserna seriöst samt tipsat varandra om att läsa de olika delarna mer noggrant .

Bara genom att göra två kurser/projekt med e-learning har vi sparat 1,2 miljoner kronor första året. Vi har idag ca 70 aktiva kurser.

Hur gick det till när ni skapade kurserna? Anlitade ni någon extern hjälp eller gjorde ni allt själva?

– Vi har gjort allting själva in-house. Vi har kört “learning by doing”. Vi har testat oss fram, samarbetat och utvärderat projekten på alla nivåer i organisationen. Det har fått ta lite tid men vi blir bättre för varje dag. Det fanns många experimentkurser i portalen där ett tag. :)

Det är främst vi på utbildningsenheten som har skapat kurserna, men även övriga delar av Hector Rail har varit engagerade och intresserade i framtagning av material. Vi “superusers” har hjälpt till med sista handpåläggningen i exempelvis inställningar för vissa avsnitt eller layouten. Det har varit så bra att ha ett verktyg som alla kunnat använda. Lättjobbat och roligt! Jag brukar förvarna de som skapar kurser att tiden flyger iväg. :)

Hur mäter ni framgång?

– Vi gör det på lite olika sätt. Exempelvis ska nöjdhetsindex och provresultat vara över en viss procent. Når vi inte målet för månaden i vissa kurser backar vi tillbaka några steg och förbättrar oss på olika sätt. Vi mäter också genomströmning – hur många som utbildas per månad och vilka kurser som är mest prioriterade.

Om du fick välja något konkret resultat ni fått genom att jobba med e-learning?

– Det har sparat otroligt mycket tid och pengar. Exempelvis flyttas nu en halvdag av en fyra dagars utbildning till e-learning. Bara genom att göra två kurser/projekt med e-learning har vi sparat 1,2 miljoner kronor och idag har vi 70 aktiva kurser.

Du behöver inte gå hela kurser i e-learning, det räcker med delar för att få ut en vinst. Learnifier ger oss också bättre förutsättningar att administrera och sammanställa vår komplexa utbildningsverksamhet. 

Vilken utmaning har e-learning löst och vad vill ni uppnå? Hur ser drömläget ut framåt?

– Målet framåt är att ha en riktigt bra struktur och processer där vi inte missar de som inte godkänns, glömmer att lägga in deltagare, missar deadlines, osv.

Vi har hittat bra och tydliga arbetssätt med kurserna – “så här gör du en kurs hos oss."

I slutändan handlar det om att hela tiden ha uppdaterade kurser av så hög kvalitet som möjligt och att våra medarbetare får den kompetens de behöver.

Hur har Learnifier hjälpt er att komma närmare drömläget?

– Vi har nu fått en ordentlig kartläggning av alla våra utbildningar, en överblick. Vi har också gjort alla våra kurser lättillgängliga både för admins, instruktörer och deltagare. 

Tips till andra som ska påbörja e-learning-resan?

Mitt främsta tips är att skapa ordning och reda från början.

Exempel:

- Ta hjälp av mappstruktur i ”Library”
- Bestäm enhetliga namn på kurser och certifikat
- Arkivera utbildningar som inte används
- Sortera utbildningarna under olika portaler och grupper
- Avsätt tid för att städa upp emellanåt
- Våga ge deltagaren en visuell utbildningsresa! Lägg in mer än bara text och bild. Skapa och lägg in videos. Länka in dokument och checklistor.
- Skapa prov för att säkerställa kunskaper 
- Nyttja de kreativa möjligheter som finns i verktyget. Med VR/AR-integration har vi exempelvis skapat nya och moderna läroupplevelser.

Intervju av: Rebecca Cannerfelt

_______________

Vill du också uppleva möjligheterna med att
skapa utbildningar i Learnifiers lärplattform?

Learnifier är den ledande lärplattformen i Norden.
Vi möjliggör för företag och organisationer att snabbt och enkelt skapa kurser, utbildningar och träningsprogram. Sedan 2012 har vi hjälpt över 280 företag att digitalisera sin kompetensutveckling och rusta den för att ge effekt i den nya tiden.