Pinchoversity: Så onboardar och kompetensutvecklar Pinchos sina medarbetare online

Pinchos är ett spännande restaurangkoncept baserat på en svensk originalidé från Göteborg 2012. Med en färgsprakande interiör med show-känsla, rätter och drinkar inspirerade av platser runtom i världen och en underhållande och mystisk atmosfär, har restaurangerna snabbt blivit populära. Idag har Pinchos 71 restauranger i fyra länder och är mitt uppe i en boomande expansion!

Med tillväxt kommer utmaningar. För Pinchos innebar det att försäkra att alla nya medarbetare fick rätt förutsättningar för att snabbt kunna komma igång i sina nya roller. 

Idag har de en hel digital läroakademi som de kallar Pinchoversity.

Vi passade på att prata med Pinchos HR-chef, Johanna Hagström, för att höra mer om Pinchoversity och vägen dit.

Berätta om dig själv Johanna! 
Vad är din roll och vad innebär den?

– Jag heter Johanna Hagström och är HR-Chef på Pinchos. En stor del av mitt jobb är att se till att vi är den mest attraktiva arbetsgivaren för våra nuvarande och framtida medarbetare.

Mitt i en pandemi har vi såklart fått ställa om våra planer och prioriteringar. Just nu går min HR-roll ut på att vara “redo när det vänder”. Att bygga upp en digital utbildningsplattform, stötta våra ledare i omställningsarbetet och bygga en organisation som står rustad för att hantera både ett normalläge och en expansion.

Vad är det roligaste med ditt jobb?

– Att få vara med på Pinchos-resan och börja känna att det snart vänder, blicka framåt och förbereda för expansion. Pinchos är det roligaste med mitt jobb – dvs människorna, kulturen, engagemanget, att se och höra nöjda gäster och medarbetare som älskar sitt jobb. Men även att hitta lösningar där det inte alltid fungerar smärtfritt, att stötta våra ledare, exempelvis i att våga ta svåra samtal. Det är där mycket av tilliten byggs.

Vad kan vara utmanande?

– Covid-19 :)

Vilka är det ni behöver förmedla kunskap till i er organisation?

– Kunskap behöver förmedlas till alla, dock rätt kunskap till rätt målgrupp. Därför bygger vi nu upp lärandet efter målgrupperna: Kök, servis, bar, nya franchisetagare och ledare på restaurangerna. Vi har även vidareutveckling för mer seniora medarbetare.

Vilken utmaning har ni löst genom att jobba med teknologi och vad vill ni uppnå?

– Vi definierade tidigt att vi behövde ett effektivt och pedagogiskt ”skal” som enkelt kan administrera och distribuera lärande information till våra medarbetare. Något som hjälper oss att ha överblick och inte är för komplicerat. Innehållet måste vi såklart stå för själva, på Pinchos lär vi oss Pinchos.

Hur utbildade ni era medarbetare tidigare?

– Tidigare gjordes mycket av detta i klassrum eller genom att kunskap förmedlades via medarbetare som jobbat hos oss och kunde Pinchos i sömnen. Vi insåg dock att vi behövde bygga upp en ordentlig digital onboarding-plattform där nya medarbetare snabbt kunde komma in jobbet och börja leverera härliga gästupplevelser.

Vilka utmaningar har ni sett gällande att utbilda era medarbetare?

– Att mitt i en pandemi med korttidsarbete och tighta scheman få alla att ta till sig informationen och blicka framåt. Fokus har varit att ta hand om de gäster som väljer att besöka oss och helt enkelt överleva pandemin. Just nu görs allt online men vi tror verkligen på kombinationen av digital träning och det fysiska mötet. Vi är i startgroparna till att komma igång med det fysiska, framförallt för våra kök. Det handlar om allt från kockskola till train-the-trainer-koncept.

Hur jobbar ni med lärande rent konkret?

– Vi har precis lanserat vår läroplattform som vi kallar för Pinchoversity. Sedan december 2020 till februari i år toksatsade vi på att skapa lärande information, framförallt i korta filmformat. Fokus har då varit att visa vilka situationer våra medarbetare möter när de befinner sig ute i restaurangerna. Vilka scenarios uppstår? Hur bemöter vi gästerna?

- I dagsläget finns grundutbildningarna Introduktion till Pinchos samt Bar, Dining Room och The Kitchen. Vi ser dock att detta bara är början. Vi kommer att fortsätta bygga och förhoppningsvis även kunna skapa en mer levande plattform där vi kan lära av varandra genom forum och “share your thoughts."

Er Pinchoversity Academy ser supersnygg ut!
Hur skapade ni kurserna? Anlitade ni någon extern hjälp eller gjorde ni själva?

– Tack! Vi valde att göra det helt själva och satte ihop ett internt team bestående av mig och mina underbara kollegor Matilda, Simon och Sofie. Framför kameran har vi hovmästare Evelina, en ren stjärna! En kort utbildning i filmskapande och därefter satte vi igång med manusskrivande, filmning och klippning. Vi lärde oss längs vägen helt enkelt.

Resultatet av det blev precis som vi ville från början, det vill säga väldigt driftnära utbildningar. Det var viktigt att detta inte blev en så kallad “huvudkontorsprodukt” utan att behovet och situationerna som sker ute på våra restauranger verkligen fångas upp. Detta är bland de roligaste projekten jag varit med om, speciellt att se teamet gå från klarhet till klarhet med mentaliteten att ingenting är omöjligt.

Ni har gjort en integration mellan ert system och Learnifier. Hur är den upplagd, vad löser den och vad skapar den för värden?

– Vi vill såklart att våra medarbetare ska känna att det är Pinchos, att de inte ska behöva logga in i ett externt system. Där skapade vi lätt en OpenID lösning där våra medarbetare når Pinchoversity via vår interna VIP-portal (Very important people).

Även organisationen är integrerad så att vi inte behöver administrera användarna i Learnifier utan bara i vårt inhouse-system. Värdet är såklart att vi minimerar administration och får ett självgående system. Så nu ser vi fram emot fortsatta integreringar och lösningar. Näst på tur står kopplingen till vårt BI-verktyg.

Vilken var den största aha-upplevelsen du/ni fått efter att ha använt digitalt lärande för att onboarda och utveckla era medarbetare?

– Att vi inte behövde göra det så komplicerat. Att försöka hålla sig till kärnan och börja från grunden. Efter många år på Pinchos kan man tycka att mycket är en självklarhet men som helt ny behöver du grunderna på ett helt annat sätt och det kan vi ge med denna plattform. Allt lämpar sig inte digitalt men vi tycker att vi hittat en bra nivå på innehållet. Och vi har bara börjat!

 Om du fick välja 1–3 konkreta resultat ni fått genom att jobba med lärande online?

– Jag skulle säga att vi idag kan presentera Pinchos underbara värld på ett samlat och pedagogiskt sätt. Vi har en bra lösning för administrationen av våra utbildningar. Har fått insikten att det är oerhört bra och att vi ska fortsätta skapa relevant innehåll.

Hur ser drömläget ut framåt?

– Drömmen är att vi har en välbesökt, lärande och engagerande digital Pinchoversity - plattform. Vi har också byggt upp vår egen kockskola. Våra chefer och ledare träffas regelbundet för att lära av varandra och dela med sig av utmaningar och erfarenheter. Vi ser också att vi har byggt upp ett internt Trainee-program där du kan och får växa i vår fina kedja. Att det är lätt att göra rätt! Och lätt att vara ny.

har ni kommit närmare drömläget efter det arbete ni gjort nu?

– Vi ville bygga en digital lärande plattform som i steg ett skulle fungera som en bra introduktion till Pinchos. Idag har vi ett effektivt lärande. Skalbarheten finns där och vi kan lära ut Pinchos till samtliga på samma sätt. Med det engelska språket når vi nu även våra restauranger utanför Sverige på ett bra sätt.

Intervju av: Rebecca Cannerfelt