/ 7 min läsning

Så här kan du enkelt skapa och lansera din onboarding på bara några veckor – med hjälp av ’blended learning’

Har du fortfarande inte lanserat din digitala onboarding? Ingen fara! Du kan fortfarande kicka igång 2020 med ett effektivt onboarding program, även om du inte tidigare har arbetet med ‘blended learning’. Nedan följer vår process i 7 steg som går igenom hur du planerar och lanserar din onboarding på bara några veckor. Allt med hjälp av en enkel ‘blended learning’-modell.

Medan vissa företag fortfarande kämpar med att få till en strukturerad onboarding process och samtidigt tenderar att implementera introduktionsveckor fullproppade med information, har andra organisationer kommit lite längre på vägen. Av flera förklarliga skäl! Statistik från FinancesOnline, 2019 och 2020 visar att:

- 77% av anställda som haft en genomtänkt onboarding har också uppnått sina mål
- 54% av företag med ett onboarding program visar på högre medarbetarengagemang
- 25% ökar andelen anställda som stannar kvar, alltså som en effekt av ett lyckat onboarding program

En bra onboarding sätter grunden för högre nöjdhet, trivsel på jobbet och medarbetarengagemang. Genom att investera i att skapa en ordentlig onboarding kommer du bidra till att din organisation gör att nyanställda kan bli bättre på sitt jobb och öka i produktivitet.

Så, varför och hur kan ’blended learning’ vara relevant för onboarding?

Jo, därför att det tillåter dig att använda det du redan gör gällande onboarding och sätter upp processen så att du blir ännu mer framgångsrik, effektiv och relevant. Genom en ’blended learning’-lösning kan du implementera en perfekt mix av olika sätt att träna på. Det betyder alltså att du kan ta det bästa från IRL-träning och blanda upp med digital sådan.

Vad är ‘blended learning’?

Om vi tittar på Wikipedia står det:

”Blended learning - eller "blandade lärmiljöer" som det kallas på svenska - avser just en blandning av olika lärmiljöer. Blended learning kombinerar traditionella klassrumsmetoder med mer moderna datormedierade aktiviteter. Blandat lärande är en sorts flexibelt lärande, men det är inte synonymer. Flexibelt lärande kan ske helt på distans, medan blended learning alltid innehåller vissa fysiska möten.”

När det gäller digitalt lärande ersätter man oftast klassrumslektioner med till exempel webinars och virtuella kick-offs som gör inlärningen mer tillgänglig. ’Blended learning’, också beskrivet som en slags ’hybrid learning’ brukar vanligtvis även involvera:

- Delvis digitalt lärande där anställda själva kan anpassa hastigheten i inlärningen

- Delvis lärarledd undervisning, oftast genom webinars, som gör det möjligt för ’studenterna’ att ändå engagera med andra eller en lärare

Till syvendes och sist, genom ’blended learning’, blir ditt onboarding program en integrerad upplevelse för inlärning som är relevant för den som ska lära sig och mycket mer effektivt (både ekonomiskt och ur ett tidsperspektiv) för din organisation.

Checklistan för Preboarding: Hur du peppar, engagerar och förbereder dina nyanställda innan dag 1

Onboarding processen: tänk ‘innan, under, efter’

När du bestämmer dig för din slutgiltiga version av ’blended’ har du här ett hjälpsamt angreppssätt:

Dela upp din onboarding i olika faser: innan dag 1, första veckan och första månaden/första kvartalet.
Bestäm vilka delar som ska vara online och vilka som behöver vara i fysiska klassrum

Den svenska mäklarbyrån Svensk Fastighetsförmedling hade tidigare en traditionell onboarding innehållandes fem dagar i fysiskt klassrum i Stockholm, men valde sedan att ändra denna till en ’blended onboarding’. De lyckades framgångsrikt konvertera deras intensiva introduktionsprogram till en digital ’Preboarding period’ som följdes av två dagars fysiskt klassrumsträning. Resultatet: en mycket mer kostnadseffektiv onboarding som engagerar nyanställda i ett tidigare skede.

“Just när man skrivit på anställningsavtalet är man nog som mest sugen på att lära sig allt om sin nya arbetsgivare. Därför vill vi ge dem information tidigt så att de kan lära sig och även snacka med andra i sitt nätverk redan innan de börjar. På så vis blir de tidigt bra ambassadörer för varumärket”, säger Dan Sjöholm

Succes case: Hur Svensk Fastighetsförmedling har sparat tid, tålamod och pengar vid att göra om sin onboarding med Blended Learning

Här följer 7 steg för hur du skapar och lanserar din digitala onboarding:

Fastställ dina mål för onboarding

Innan du sätter igång och planerar eller gör om ditt innehåll är det viktigt att veta varför du onboardar nyanställda. Vad är målet? Ja, du vill att dina nyanställda ska förvärva nödvändig kunskap, kompetens och beteenden som gör att de kan addera värde och göra ett bra jobb. Men vad exakt är det du vill uppnå med onboarding programmet? Förväntningar på den nyanställda? Vilka kompetenser är det som ska uppnås? Vad ska de känna och tycka om ert varumärke innan de börjar?
Använd det du redan har

Om du redan har en traditionell onboarding för nyanställda är du på god väg. Börja med det du redan gör och fortsätt bygga därifrån. På Learnifier brukar vi varmt rekommendera att arbeta som de flesta agila team: skapa och jobba iterativt. Du lanserar det du nu har på plats och därifrån kan du optimera baserat på feedback från nyanställda, medarbetare och rekryterande chefer.
Bestäm vad du ska digitalisera och vad som inte ska vara online

Tänk Blended. Det är en bra möjlighet att öka engagemanget och relevansen samtidigt som du sparar tid och pengar. Vad kan du t ex ta från klassrumsträningen och istället göra digitalt? Fokusera på de delar som är informationsorienterade snarare än de som är relationsbyggande. De flesta nyanställda uppskattar om du involverar dem redan innan första dagen via en digital ‘preboarding’. Innehåll såsom video om företagskultur, praktiskt information, teamet, verktyg för inlärning etc är värdefullt att få redan innan start.
Välj rätt verktyg

Mål, innehåll, möten och tidslinjer är alla viktiga delar att ta i beaktning. Men för att få ett smärtfritt genomförande och kunna bidra med en framgångsrik onboardingupplevelse vill du faktiskt välja ett modernt verktyg. Kolla ifall ditt nuvarande HR-system kan erbjuda ett komplett verktyg för onboarding (till den anställde som fortfarande inte har fått sin e-mail). Idealt är om du har ett verktyg där du enkelt kan skapa en lärande upplevelse, ladda upp olika typer av innehåll och video, samt skapa roliga quiz. Se till att verktyget också hjälper dig på traven genom aviseringar och automatiserade meddelanden som aktiverar och engagerar dina nyanställda.
Designa själva flödet i onboardingen

När du väl har definierat hur du ska sätta upp din ‘blended learning’ är det dags att gå ner på nitty-gritty nivå. Om du älskar storyboards och post-its är det här du mappar ut allt och låter kreativiteten flöda. Viktigaste frågorna att besvara är: Vad gör att den nyanställde fortsätter att vara nyfiken, exalterad och informerad - innan, under och efter hens första dag på jobbet? Vem på HR och vilka andra i organisationen kan vara med och bidra, både när det gäller processen och att leverera innehåll? Vad för typ av innehåll behöver finnas för att maximera värdet av fysiska möten (dvs: vad är den ultimata blandningen?)
Sätt upp ditt innehåll för lärande
Nu när du har koll på flödet i onboardingen är det dags att utvärdera och planera in ditt innehåll. Tänk på att nyanställda kommer använda både sina egna mobiler och datorer under onboardingen. Skapa en mix av enkelt innehåll, såsom video eller lätthanterliga intron till viktiga verktyg. Ett plus är att bryta ner innehåll från klassrumsträningen och välja ut de delar som är mest informativa. Företaget Great Leaders gör ett strålande jobb i deras ledarskapsutbildning när de introducerar DISC-analyser. Genom ‘blended learning’ kan alla anställda göra sig bekanta med DISC-modellen digitalt. På så sätt kan fokuset i själva klassrummet sen handla om hur man praktiserar och ökar sin förståelse för hur man ska använda DISC. Slutligen har de också lagt till en digital ‘post-learning’- del som säkerställer att kunskapen faktiskt används i praktiken.
Lansera (och jobba iterativt)
Utveckling, och inte perfektion, är målet. Även om din onboarding inte är helt klar uppmuntrar vi dig att lansera ändå. Feedback från de andra i organisationen kan absolut göra att du tar onboardingen till nästa nivå. Däremot kommer du inte få feedback från den viktigaste gruppen om du inte lanserar, alltså dina nyanställda. Genom de får du möjligheten att upprepa, förfina och skapa mer. Om du kan skapa ett onboarding program, genom ‘blended learning’, på bara några veckor, föreställ då vad du kan uppnå över ett helt år! Vi fattar att det kan verka läskigt att publicera något efter bara några veckor. Men vi är här för att övertyga dig om att dina nyanställda kommer tacka dig för att du gjorde det.