8 coola automatiseringar för att göra din onboarding mer effektiv och mindre resurskrävande

Är det verkligen möjligt att öka produktiviteten hos nyanställda genom en välstrukturerad onboarding och samtidigt frigöra HR-resurser? Om du är villig att digitalisera och automatisera onboarding-processen, är svaret ja. Här är 8 coola automatiseringar du bör använda för att göra onboardingen mer effektiv och mindre ansträngande.

En nyanställds resa börjar alltid med någon form av onboarding. Ett stort framgångskriterium är hur pass smidigt denna onboarding-process genomförs. Då personalomsättningen idag är högre än tidigare, finns det också en ökad risk att ditt företag oftare kommer att drabbas av minskad produktivitet. Bara under senaste året bytte tre gånger fler millennials jobb än sina seniora kollegor, vilket motsvarar en förlust på 30,5 miljarder dollar i årliga omsättningskostnader. Ett gott skäl att investera i onboarding så att de anställda stannar kvar. 

För att genomföra en effektiv onboarding som sparar både dig och ditt HR-team administrationstid och arbetsbörda behöver du ett onboarding-verktyg. Se till att det har automatiseringar som gör att du kan sätta stora delar av onboarding-processen på autopilot. På så sätt eliminerar du en massa pappersarbete och minimerar risken för kostsamma fel och efterlevnadsproblem. 

Vad är en effektiv onboarding?

En effektiv onboarding-process försäkrar att nyanställda känner sig välkomna och kan börja leverera i ett tidigt skede, ofta via en preboarding innan första dagen på jobbet. Onboarding är ett optimalt sätt att få snabbare avkastning på din rekryteringsinvestering, då det gör att nyanställda kan tillföra värde på kortare tid.

Digital Preboarding: Starta ditt Employer Branding-arbete innan din nyanställde ens har börjat!

Fördelar för företaget:

Fördelar för den nyanställde:

• Mindre huvudbry 
  Rätt automatisering kommer att ge den nyanställde rätt slags information vid rätt tidpunkt. Du bör kunna trigga vissa åtgärder via meddelanden och spåra framsteg och milstolpar i lärandet.
•  
•  
• Ökad känsla av uppfyllelse
• Den nyanställde får en tydlig översikt av onboarding-processen, vet vad väntar och när varje enskilt steg är avklarat. Då onboardingen är mer centraliserad får den nyanställde även tillfredsställelse av att ”vara på samma nivå” som andra nyanställda.
•  
•  
• Full produktionskapacitet snabbt
  Du skyndar verkligen på den nyanställdes möjlighet att fokusera på sina arbetsrelaterade uppgifter. Ju bättre och snabbare onboarding-processen är, desto tidigare kan den anställde tillföra ett värde. Arbetsflödet i en automatiserad onboarding förkortar tiden det tar att gå från upplärning till den första riktiga arbetsuppgiften. 
•  
•  
• Egenmakt i egen takt
  Det gammalmodiga sättet att genomföra en onboarding kan vara extremt tidskrävande för den nyanställde. Genom att digitalisera onboardingen skapar du en bekväm och stressfri upplevelse där både den nyanställde och administratörerna får slutföra processen i egen takt.

Så, hur skapar du en effektiv onboarding för anställda genom automatisering?

Kom främst ihåg att medarbetare vill ha en personlig och smärtfri onboarding-upplevelse fri från krångligt pappersarbete och manuella ansträngningar. Det är nödvändigt för företag att skapa en dynamisk onboarding-process som får människor att behålla engagemanget och den positiva känslan från att kontraktet skrivs på till första arbetsdagen och månaderna som följer. För att skapa ett gott första intryck och skörda fördelarna måste företagen tänka bort manuella processer och istället använda verktyg som automatiserar stegen i onboarding-processen på ett effektivt sätt. 

Här är 8 coola automatiseringar du bör använda för att göra onboardingen mer effektiv och mindre resurskrävande:

Automatisering #1:  Ge fler nyanställda en bra start

Ingen nyanställd är den andra lik. Vissa törstar efter kunskap och vill dyka ner i onboardingen direkt. Andra kanske är mer tveksamma eller upptagna med att avsluta allt på det gamla jobbet. Se därför till att sätta upp ett automatiserat meddelande till de som ännu inte loggat in till onboarding-programmet. Exempelvis kan du skicka en trevlig påminnelse om att logga in fem till tio dagar efter att kontraktet skrivits på.

Automatisering #2: Öka slutförandefrekvensen

Att komma igång med onboarding-processen betyder inte nödvändigtvis att dina nyanställda kommer att slutföra den. Med automatisering ställer du in ditt verktyg så att det identifierar de personer som faller bort och bjuder tillbaka dem in i processen. Ställ in ett automatiskt e-postmeddelande eller sms som berättar hur långt de har kommit och hur lite de har kvar för att komma i mål.

Automatisering #3:  Fira att onboardingen är klar

Medan du försöker hålla dina nyanställda på rätt spår är det också en god idé att uppmuntra dem. Varför inte skapa ett meddelande där du gratulerar de som slutfört sin onboarding? Låt dem veta att du uppskattar deras engagemang och den ansträngning och tid de lagt ned. 

Automatisering #4:  Meddela närmaste chef att den nyanställde har slutfört sin onboarding

Kom ihåg att hålla chefen informerad om hur långt den nyanställde har kommit i processen och påminn om att ta kontakt eller vidta speciella åtgärder. Timing är allt, så låt verktyget jaga fatt i den säkerligen upptagne arbetsgivaren åt dig. 

3 goda anledningar till varför digital pre-boarding är ett måste för chefer

Automatisering #5:  Påminn om att ge feedback på onboarding-processen

Ställ in ett e-postmeddelande med en länk till en undersökning som dina nyanställda får automatiskt så snart de har slutfört onboarding-processen. Gör du detta manuellt riskerar du förseningar och en lägre svarsfrekvens. Automatisera istället för att få så mycket feedback som möjligt. Detta är nyckeln om du vill fortsätta förbättra ditt onboarding-program och stärka ditt varumärke som arbetsgivare.

Automatisering #6: Påminn dem en vecka före ett event och hjälp dem att förbereda sig

Om du representerar ett större företag som ofta genomför onboarding för en grupp människor inom en viss period, planerar du kanske en fysisk introduktionsdag. Ställ in en påminnelse som går ut automatiskt en vecka före evenemanget, med förväntningar och praktisk information. Detta är också ett perfekt tillfälle att låta dem titta på delar av innehållet så att de dyker upp bättre förberedda. BONUS: Om ditt onboarding-verktyg är byggt för socialt lärande, låt dina nyanställda träffas online innan de möts på riktigt.

Automatisering #7: Fyll deras kalender med nyckelmöten

Se till att du planerar ett antal nyckelmöten med arbetsgivaren, teamet, gruppledarna, etc. när du skapar ditt onboarding-program. Om ditt verktyg – likt Learnifier – har kalenderintegration är det enkelt att boka kommande virtuella, klassrums- eller lunchmöten och automatiskt informera alla parter i förväg.

Automatisering # 8: Automatisera fortlöpande lärande via anpassad registrering

Preboarding och onboarding är egentligen bara början på varje anställds fortlöpande lärande. Olika roller kräver olika sorts utbildning. Du kanske vill registrera alla nya säljanställda till en Sales Onboarding efter den generiska? Eller anmäla alla nyanställda i en chefsroll till en ledarskapsutbildning? Ställ in automatisering för dessa inlärningsflöden baserat på de anställdas användarprofiler – och spara in rejält på administrationen.